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用 Google表單製作線上調課單

16 十月, 2017 15:19 •  (1) 迴響  •  引用(0)  •  3383 hit.  • 分類: Google Suite , Google表單   

我們學校老師若要調課,必須填一份紙本調課單給教務處來留存紀錄。但有時老師忘了填,也有過調了課後老師忘記這件事。

所以最近用 Google表單弄了一個線上調課單給校內老師使用,是期望它能讓大家方便點、能捨棄紙本,也可以留下紀錄。

送出表單後

  1. 申請人會收到Google表單寄出的通知信件,這表單我設定為無法再修改(因為再修改後其他人無法收到通知信件)
  2. 教務處及被調課老師也會收到通知信件,以便留存紀錄
  3. 在回應試算表裡,設定「條件式格式設定」,讓今天、明天日期的儲存格產生不同儲存格顏色,以方便看出調課情形。
  4. 剛剛又試了一個新功能,讓回應試算表收到資料後,產生事件紀錄到 Google 日曆

這調課單使用兩個外掛

一、製作表單


示範用表單 https://goo.gl/forms/yu9eXvwuVCcx0jYM2 (真實使用的表單限校內老師使用,訪客無法觀看)

  1. 一次只能跟一位老師調課,因為用免費版Email Notifications for Forms  外掛要寄信給不特定對象(被調課老師),一次只能設定一個欄位。但可以設定多位固定收信對象(教務主任、教學組長)
  2. 調課老師姓名欄位會有很多筆選項,但是不需要在 Google 表單上一筆一筆輸入,我是先用文字編輯器處理好一行一行的老師職稱姓名資料,複製貼上到Google表單就可以了。
  3. 調課節次」有節次一、節次二,是考慮例如自然課可能兩節課同時調課
  4. 被調課老師」欄位主要是要抓被調課老師的電子郵件資料,以方便老師收到調課通知信,它的格式為   姓名 <電子郵件>
       
     20171016-022150


 

二、 設定回應試算表的設定

Google試算表在「格式」/ 「條件式格式設定」,可以設定在不同條件下,產生不同儲存格背景顏色

設定的目的,是方便瀏覽試算表,用顏色來區分,快速知道今天、明天的調課情形

image 

image

當然也可以 「檔案」/「發佈到網路」取得試算表網址,將網址加入書籤,比較方便瀏覽調課情形。

image

 

 

三、設定Google 表單外掛 Email Notifications for Forms

20171016-023759

1.第一次使用

選擇「Create Email Notification」。若是已經設定好後要再修改,則選擇「Manage Form Settings

20171016-023927

2.設定通知信相關資訊

image

  • 按下下方紅色「 + Add 」處,可以選擇表單欄位
  • 信件內容支援 HTML 格式,例如我的設定


<h3><font color=#FF7F27>{{Form Name}}  {{Response Date}}</font></h3>
<hr style="border:1px #FF7F27 dotted;"/>
{{All Answers}}
< hr style="border:1px #FF7F27 dotted;"/>
  {{Form Name}}:{{Form Url}}

image

 

四、設定 Google 試算表外掛 Calendar Events Creator

這個外掛是使用在回應的試算表裡,而免費版會有每天建立日曆事件次數的限制一天  全部10次,詳見文章最後面的補充)。

它可以將表單上的資料建立事件在你指定的 Google 日曆上

1.建立新日曆

例如我新增一個名為「調課紀錄」的新日曆

image

2.設定外掛 Set up

image

設定完成,只要有新的調課資料寫進這 Google 試算表,就會自動把內容寫進日曆活動了。

下面 <<B>> 代表試算表上 「欄位B」 的資料, <<C>> 代表試算表上 「欄位C」 的資料

image

如上面「活動內容」的 html 碼資料

<hr>
填表日期:<<A>>
< font color="#396CD7" size=3>
申請人:<<B>>
原先課表日期:<<E>>
原先課表節次:<<F>> <<G>>
< /font><font color="#FF7F27" size=3>
被調課老師:<<D>>
對調課表日期:<<H>>
對調課表節次:<<I>>  <<J>>
< /font>
備註:<<K>>

 

若要立刻將調課紀錄寫進日曆,可以
image

3.日曆分享

日曆共用設定裡可以設定跟特定人士共用(例如教學組長)

image

日曆設定裡,可以取得日曆的網址

把這網址給教學組長來加入書籤,教學組只要去瀏覽這日曆,就可以知道每天調課的情形了。

image

But,這外掛今天10次建立活動的額度已被我測試用完了,還不能秀出正確日曆活動

image

 

<10/18 補充>


 

之前我以為「Google 試算表外掛 Calendar Events Creator」每天有10次把活動寫進日曆的額度。

現在才發現免費版「全部」只能使用10次,所以假如沒有預算使用這外掛,那就放棄它吧!

 

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1 Comments on "用 Google表單製作線上調課單"

 

  1. 請問如何自動抓取學校老師的GMAIL

       作者 阿凱       [管理]

    調課老師姓名欄位會有很多筆選項,但是不需要在 Google 表單上一筆一筆輸入,我是先用文字編輯器處理好一行一行的老師職稱姓名資料,複製貼上到Google表單就可以了。
    調課節次」有節次一、節次二,是考慮例如自然課可能兩節課同時調課
    被調課老師」欄位主要是要抓被調課老師的電子郵件資料,以方便老師收到調課通知信,它的格式為   姓名 <電子郵件> 

    老師好,其中的2.4點 我不懂如何操作


    Q1:「姓名 <電子郵件> 」 這個東西該填在哪裡


    Q2:要如何使用文字編輯器處理老師的姓名跟信件

  2.  

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